TravBureau_5

 

Employé(e) de bureau polyvalent(e)

La fonction

           La fonction consiste à assumer les tâches courantes de base de secrétariat mais aussi à exécuter les tâches d’intendance au sein d’une équipe.

 

           Ce métier est le plus répandu actuellement et devient le métier de base dont la compétence principale consiste à intervenir sur une grande variété d'activités en alliant maîtrise des outils bureautiques et aisance relationnelle et organisationnelle.

           La profession est présente dans les entreprises de toutes tailles qui ont besoin d'employés ayant des notions linguistiques et de comptabilité ainsi que la connaissance de plusieurs logiciels informatiques.

             Il s'agit d'une profession trans-sectorielle, c’est-à-dire apparaissant dans tous les secteurs.

             Le degré de responsabilité peut être très variable et l'ensemble des tâches varie aussi, selon l'entreprise : suivi administratif des dossiers, gestion et orientation des communications téléphoniques, contacts avec les clients et les fournisseurs, tenue des bases de données, etc ..

             En réalité, la polyvalence augmente dès lors que le nombre d'employés diminue. L'accent est donc placé sur ce critère de polyvalence car selon le secteur dans lequel il travaille les accents seront placés sur des tâches différentes. Ainsi, le secrétaire d’une agence d'intérim consacrera une assez grande partie de son temps à l'administration du personnel alors que dans un commerce, il s'occupera peut-être plutôt de l'administration des ventes.

             Par contre, dans la plupart des entreprises, la préparation de la comptabilité fait partie des tâches.

SCHEMA DE FORMATION

 

•        Technique et pratique du secrétariat d’une entreprise (accueil, agenda, téléphone, courrier, classement).

•        Connaissance du clavier et acquisition d’une vitesse de frappe satisfaisante.

•        Utilisation des fonctions de base de Windows et des logiciels WORD, OUTLOOK, PUBLISHER, INTERNET et EXCEL.

•        Capacité à identifier les documents commerciaux, à les analyser et à les utiliser adéquatement.

•        Connaissance des principes fondamentaux de la comptabilité générale dans un système de livre journal unique.

•        Communiquer efficacement en français (rechercher, extraire, reproduire objectivement et structurer l'information, rédiger des rapports, des résumés et des synthèses)

•        Culture mathématique de base liée au métier.

•        Connaissance des fondamentaux en langue étrangère, capacité de discrimination auditive et de verbalisation dirigée.

•        Amélioration de sa vitesse de frappe

•        Maîtrise du classement dans le travail du bureau

•        Capacité à présenter une lettre, un rapport, un compte-rendu, un procès-verbal

•        Utilisation professionnelle de Word (fonctions avancées, conception de modèles et de formulaires, smartArts)

•        Utilisation professionnelle d’Excel (tris et filtres, graphiques, tableaux croisés, formules

•        Capacité de créer et d'interroger des bases de données, avec Access

•        Capacité de créer un diaporama de présentation, avec PowerPoint

•        Utilisation des outils Outlook

•        Connaissance de l'entreprise (formes juridiques, organisation et gestion)

•        Communiquer efficacement en français (rechercher, extraire, reproduire objectivement et structurer l'information, rédiger des rapports, des résumés et des synthèses)

•        Communiquer dans une langue étrangère (verbalisation libre) et acquérir un vocabulaire spécifique au commercial

•        Culture mathématique liée au métier

•        Connaissance du milieu professionnel (stage de découverte)

•        Connaissance élémentaire de la législation sociale (vocabulaire spécifique, contrats de travail et déclarations ONSS via Internet)

•        Maîtrise professionnelle des logiciels de base : Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook, Internet)

•        Capacité à dactylographier efficacement

•        Pratique professionnelle des activités du bureau (not. dictées de lettres, prises de notes, utilisation du dictaphone)

•        Capacité à choisir un programme informatique adéquat en fonction du résultat souhaité, à rechercher des ressources logicielles complémentaires, à scanner des documents et à les retravailler

•        Communiquer efficacement en français (rechercher, extraire, reproduire objectivement et structurer l'information, rédiger du courrier et d’autres documents professionnels

•        Communiquer dans une langue étrangère (verbalisation libre), traduire un document commercial, utiliser le manuel de correspondance internationale et de correspondance externe et interne

•        Pratique du métier en entreprise (stages et/ou alternance)